操守及合规调查指南
角色和定义
投诉委员会 -收到热线投诉或通过其他途径举报的问题 违反法律、法规、大学政策或道德标准, 投诉委员会将召开会议(通过电子邮件,电话或亲自) 来讨论这个案例. 将确定建议的最佳行动方案,包括 应该由谁来进行调查,应该遵循哪些具体的规程. 投诉委员会也可在提交前审查调查人员的结论 的个案管理系统,并跟进调查进度 确保他们在合理的时间范围内关闭.
委员会成员名单如下:
- 克里斯汀·杜克斯,总法律顾问
- John Elliott,财务副总裁 & 管理/人力资源
- Chris Hansen,合规专家
美国卫生代表的报告如下(来自美国卫生的病例):
- Andrea Rosler,首席人力资源官(CHRO)
- 乔什·斯诺大学医院首席执行官
- 德博拉·勃朗宁,儿童妇女医院首席执行官
- 娜塔莉·福克斯,首席医师企业官(CPEO)
首席调查员(“主要案件指派人员”) -由投诉委员会指派,负责监察作出回应的合规调查 向热线投诉(或透过其他渠道举报的不当行为指控). 首席调查员可以是唯一被指派调查某一事件的人。 如果有共同调查人员参与,也可能是首席调查员. 一个主 调查员通常是:
- 在适用的监管主题方面是公认的主题专家;
- 人力资源部、合规办公室或内部审计部门的员工
- 负责某一学科所属部门的管理员或主管.
首席调查员可以自行决定招募一名额外的调查员, 咨询专业人士,或者找个人当面试官. 例如,如果人力资源部的一名员工被指派为首席调查员 对于一件事,他们可能会要求被指控的对象的主管协助调查.
共同 -由主要调查人员或投诉委员会聘用的雇员 协助调查协助调查.
主题专家 -被管理层和同事认可的知识渊博的员工 在特定的主题中,谁可以评估是否违反法规或政策 是根据调查结果发生的吗. 可能有不止一个主题 根据案件的复杂程度,被指派进行特定调查的专家.
面试官 -首席调查员指派的一名员工(或首席调查员本人) 采访特定的个人,并将谈话记录在书面摘要中 提供给首席调查员.
违反合规 -可能违反了《十大信誉彩票平台》、《十大信誉彩票平台》和《十大玩彩信誉平台》 行为,美国政策和程序,或联邦或州法律法规. 被指控的违规行为可能会给公司带来财务或声誉风险 ,因此应要求进行合规调查.
程序
- 通过道德与合规热线-首席合规官将通知 投诉委员会,并促使他们讨论应如何进行调查; 包括谁应该被指派为主要调查员. 一经裁决,案件 将分配给伦理点中选定的调查员,以及首席合规 警官将通过电话或电子邮件通知首席调查员.
- 通过其他途径(1.e.,直接向主管、人力资源部投诉; 第九条办公室,等等.) -投诉或指控的收信人应 向适当的当局报告(例如.e.首席合规官H.R. 部门, 内部审计,第九章等.). 投诉委员会亦应获通知, 确保调查方法保持统一.
- 开始和结束任何与你参与调查的人(共同调查员,
采访者、受访者、证人、主题专家、指控对象、主管、
等.),要求他们注意:
- 保护投诉人的匿名性,以维护我们的诚信 热线
- 大学不报复政策的重要性
- 不重复在采访或调查过程中讨论的任何内容
- 遵守上述原则,保障热线的诚信. 美国员工需要知道热线是一个安全的方式来报告不当行为,没有 任何报复的感觉.
- 考虑是否需要招募其他人协助调查,如联合调查员; 主题专家,面试官,或者可能有必要技能的人,比如 作为IS应用系统管理员或内部审计人员.
- 决定是否应通知受试者的主管. 你可能需要,也可能不需要 在调查过程中,可能还需要主管人员的协助 如果发生这种情况,主管应该采取合理的措施通知他们 保证员工和其他人员的安全,保护数据和材料,维护部门 操作. 主管采取的任何行动都应与调查人员协调.
- 考虑指控的所有方面,并制定如何进行的计划 随着调查的进行. 考虑任何潜在的冲突,以及如何避免它们.
- 以公正、客观和开放的态度进行调查; 一定要根据事实而不是观点来记录你的发现,并得出你的结论 同样的结论.
- 记录所采取的所有步骤,包括面试和谈话的总结.
- 考虑可能的纪律措施应留给 H.R. 部门和被指控对象的主管,在他们审查调查后 发现.
- 是否可以使用电子记录系统来协助确定是否有优点 对于指控,请考虑系统和/或数据库审计. 基于你所知道的 断言,确定一个数据查询的合理参数,然后伸出去 系统管理员. 如果系统管理员反对提供所请求的 在解释目的后,请联系首席合规官 或协会. 副总裁、财务 & 行政/人力资源.
- 在安排面试前进行任何其他必要的独立调查,例如 如熟悉州或联邦法律法规,或大学 政策、程序等.,以确定所指称的行为是否违反上述规定.
- 选择面试候选人(如有必要),通常是那些被指定为证人的人. In 有些情况下是随机选择员工、学生等.我们在同一个部门工作 作为所谓的主体,可能是必要的.
- 面试问题:不透露投诉的细节或投诉对象 指控是,以一系列开放式问题开始,比如,“你 是否曾目睹员工在此做出不当、破坏性或冒犯性的行为 部门,或听别人谈论它?,并记录他们的回答. 试一试 to avoid "leading" interviewees; let them do most of the talking. 从这里,继续 如有必要,提出更具体、更明确的问题. 这项技术可能会有所帮助 你在识别未知情况的重要方面,到那时为止,或超越 申诉人所知道的.
- 在对上述调查过程的初步调查结果进行分析后, 列出一个问题清单,然后与所谓的主题进行正式的面谈. 你可能希望在采访中包括受试者的导师或其他证人.
- 确保你记录了你的发现. 记录面试总结是很重要的 面试结束后越快越好,这样关键的细节就不会被忘记. 准备 总结所有的发现和结论,并进入ethicpoint要么作为一个 WORD附件或注释.
- 调查结果应提交涉嫌科目的主管 (也可能是更高一级的人,这取决于事件的严重程度。 对大学潜在的财务或声誉风险),以及H.R. 部门代表, 确定纪律措施(如有必要)和/或纠正措施 计划. 虽然初级调查员可能不一定参与决定纪律 步骤,他们需要在ethicpoint中记录它们. 纠正的简要总结 措施,包括纪律处分、指定培训、监督等.,应该 也要登录到道德Point概要中(参见下一节的步骤e)
- 跟进:通过联系投诉人开始调查,包括
那些匿名举报的人,使用道德Point的“跟进”功能. 选择
选项如下:
- “谢谢你的报告. 我们将重新审查,以确定是否展开调查 必要的. 如果我们有其他问题,请定期跟进 当我们回顾这个问题时.”
- 还有其他的后续选择,包括提出具体的、澄清性的问题 致投诉人. 匿名投诉者不会被告知你已经发帖 a Follow-Up note to them; they must independently log-in to their complaint periodically (我们鼓励他们在提交投诉时这样做). 这个特性允许 调查人员和投诉人应在不损害身份的情况下进行沟通 一位匿名投诉人. 如果投诉人没有匿名提交投诉, 您可以选择通过电话或电子邮件与他们联系,但请记录任何此类后续行动 沟通,无论是作为附件或笔记.
- 分配和访问:如果主要研究者指派一名共同研究者并且需要 他们可以访问ethicpoint中指定的案例,他们的名字应该被选中 从ethicpoint提供的列表中. 如果他们的名字没有列出来,请联系主任 合规官(251-460-7115,或chansen@southalabama).Edu),谁可以添加它们. 然后你可以在屏幕最右边的方框里勾选“发送电子邮件”, 这会提醒他们新的任务. 新用户将首先在一个 介绍性电子邮件(由ethicpoint系统管理员发起)登录 第一次使用他们的电子邮件前缀(通常是名字的第一个字母) 全名),然后提示建立密码.
- 参与者:此字段将自动填写投诉人提供的姓名. 虽然 在没有要求的情况下,主要调查员也可能希望包括其他参与的人员 调查(对象、证人、受害人、被访者等).),输入 本节中的名称.
- 附件:您可以附加各种类型的文件,包括WORD文档、电子表格、
照片、声音或视频文件. 理想情况下,提供您所附加的文件的描述
在可用的文本框中. 这样命名文件也会很有帮助
对案件的其他潜在审查员(例如首席合规官)有意义
高级管理人员、执行董事、内部审计或总法律顾问),例如:
- 调查结果(包含调查结果的WORD文档,按时间顺序输入)
- 采访约翰·多伊
- 简·多伊访谈
- 总结发现、决定和结论/解决方案.
- 从Banner查询数据
- 摘要:本节的完成是很重要的,因为数据出现在一个
向美国的外部审计师(毕马威)提交年度报告,供其进行年度审查. 本节
包括以下必填项:
- 主要结局:应选择下列结局之一:
- 证实
- 未经证实的
- 部分证实
- 无聊的
- 信息不足
- 其他
(如有必要,对次要结果重复上述步骤)
- 采取的行动:应选择下列行动之一:
- 不需要任何行动,
- 政策/过程审核,
- 培训,
- 纪律,或
- 终止
- 可能的后续步骤:提供纠正措施步骤(如果适用)
- 摘要说明:提供调查结果的摘要和结论.
- 主要结局:应选择下列结局之一:
- 案例笔记:这应该包括你的每一个调查发现,要么输入 按时间顺序的,或全部的. 在文本框中键入或 从源文档复制粘贴. 这张票据将加盖日期/时间戳. 这是一个 在调查中注意进展的理想方法,或提醒审稿人附件 你已经张贴了(i).e., “I interviewed John Doe today; please see interview summary 见所附文件“对无名氏的采访”).
- 结论总结:理想情况下,这份报告将包括以下内容
(至少):
- 指控摘要
- 与指控直接相关的调查结果摘要
- 任何值得注意的偶然发现的摘要
- 确定指控是否有根据
- 如果指控属实,请引用具体的法律、法规、政策或程序 这是违反的.
- 纠正措施计划,包括纪律处分、指定的培训/教育; 后续监测等.,如有必要
- 建议对投诉人作出的跟进意见(例子):
- 你报告的问题经过调查,没有得到证实. 没有进一步的行动 必要的. 谢谢你提交报告.
- 然而,你所报告的问题已经过调查和证实,并非违规 政策和程序,而不是决定对工作场所产生负面影响. 没有进一步的 行动是必要的. 谢谢你提交报告.
- 然而,你所报告的问题已经过调查和证实,并非违规 政策和程序. 采取了必要的行动. 谢谢你提交你的 报告.
- 你所报告的问题已被调查并证实. 适当的后续行动 已经被占用了. 谢谢你提交报告.
- 道德Point文档:
- 使用WORD文档,标题为“案件_(#)调查结果”,保存在 你的电脑,以逐步记录所有的发现根据上述 指导. 您可以将此文档作为案例的“附件”在ethicpoint中发布. 或者,如果您愿意,将您的发现复制粘贴到ethicpoint案例中,作为“注释”." 如果选择后一种选项,最好是同时输入笔记 -显示您的进度的准确时间表.
- 附上所有发现、决定、结论/决议后,完成上述内容 概述组件并关闭机箱.
- 如果您不使用“Notes”特性发布发现,建议使用 它只是为了引导审稿人注意你所附的文件.
- 理想情况下,用一个单独的WORD文档来总结你的每次面试,标题为: “案件_(#)采访约翰·多伊”,这应该附在ethicpoint的案件上 同时.
只有以下员工可以访问任何给定的案件:
- 主要案件受让人将由投诉委员会确定,然后给出 系统管理员(首席合规官)的访问权限;
- 主要案件受让人可以自行决定,或根据投诉书的指示 委员会,也为案件提供额外的案件指派人员,
- 对于经常被指派调查的“主要个案指派人员”,他们可以 向系统管理员申请秘书或管理员的许可 协助邮寄文件、笔记等. 在ethicpoint代表他们.